Hội họp là công việc thường xuyên và quan trọng trong công tác điều hành, sản xuất kinh doanh của Công ty. Các cuộc họp cũng là nơi thể hiện tác phong, hình ảnh và văn hóa làm việc chuyên nghiệp của mỗi người lao động. Tại các cuộc họp, người lao động tuân thủ những quy tắc trong văn hóa hội họp không chỉ giúp mỗi cá nhân xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho bản thân, cho Công ty mà còn tạo điều kiện cho cuộc họp diễn ra suôn sẻ.
Văn hóa hội họp đã được Công ty cổ phần đầu tư và phát triển điện Sê San 3A xây dựng và phổ biến cho toàn thể người lao động trong Quy tắc ứng xử văn hóa Công ty. Để cùng xây dựng văn hóa hội họp một cách hiệu quả, chuyên nghiệp, người lao động trong Công ty luôn ghi nhớ và thực hiện tốt những nội dung sau:
1. Luôn đúng giờ.
Đúng giờ là một yếu tố cần thiết khi nói đến những cuộc họp chính thức và mang tính quan trọng. Trong thực tế, chúng ta nên đến sớm hơn ít nhất năm phút trước khi cuộc họp diễn ra. Sự chậm trễ không chỉ thể hiện sự thiếu lịch sự, nghiêm túc và tôn trọng tập thể mà còn làm mất hình ảnh chuyên nghiệp, hiện đại mỗi người lao động. Nếu ai đó đến muộn vì một vài lý do, hãy nhẹ nhàng ngồi vào chỗ hoặc không tham dự được thì cần thông báo cho người có trách nhiệm được biết.
2. Trang phục phù hợp
Trang phục phải phù hợp với tính chất cuộc họp, đặc biệt với các cuộc họp quan trọng, bởi đây là cách gián tiếp thể hiện sự tôn trọng tập thể, đối tác, sự kiện, thể hiện tính chuyên nghiệp và văn hóa của người dự họp.
Trang phục cũng chính là cách nói gián tiếp mình có tôn trọng người đối diện hay không? Vì vậy ăn mặc chỉnh tề và phù hợp với mục đích cuộc họp là điều vô cùng cần thiết.
3. Chuẩn bị kỹ càng
Tìm hiểu trước nội dung, địa điểm, thời gian, thành phần, mục đích cuộc họp một cách chính xác nhất có thể để tránh những tình huống phát sinh không đáng có.
Mọi cuộc họp đều có chương trình thảo luận và nghị sự. Mỗi người lao động có thể là người trả lời hoặc là người đưa ra câu hỏi. Chúng ta nên sôi nổi đóng góp ý kiến cho cuộc họp, không nên chỉ ngồi im lặng thụ động đón nhận các nội dung của cuộc họp.
Chúng ta có thể chuẩn bị tài liệu bằng văn bản hoặc slide show… để giúp đồng nghiệp, Lãnh đạo hiểu rõ những ý tưởng mình đang trình bày.
4. Thái độ trong cuộc họp
Giữ im lặng, không ồn ào, không đọc báo, lướt mạng, chơi game trong thời gian họp, không gây tiếng động bất thường và điện thoại di động phải chuyển sang chế độ rung/im lặng hoặc nên tắt máy nếu là cuộc họp có tính chất quan trọng.
Luôn chú ý lắng nghe người khác nói, không ngắt lời người khác khi đang phát biểu hoặc thuyết trình. Trong cuộc họp có thể xảy ra những tranh luận, những ý kiến trái chiều. Tuy nhiên, thái độ tôn trọng, bình tĩnh và phát biểu từ tốn là điều mỗi chúng ta nên làm và cần thiết phải làm.
Khi đặt câu hỏi nên giơ tay và chờ chủ tọa gọi để phát biểu. Tuân theo sự điều hành của chủ tọa. Đặt câu hỏi cần phải ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề.
Tham dự cuộc họp từ đầu đến cuối. Chỉ rời hội trường khi hội nghị chấm dứt. Không nên bỏ ra giữa chừng trong khi bất cứ một diễn giả nào đang nói chuyện.
5. Tiết kiệm điện và dọn dẹp phòng họp
Và cuối cùng, chúng ta tiết kiệm điện bằng cách chỉ bật đủ lượng đèn chiếu sáng và máy lạnh, chú ý tắt tất cả thiết bị điện trước khi ra về. Cùng thu dọn và trả về đúng vị trí các vật dụng, tài sản sử dụng chung của mỗi phòng họp. Bạn cùng đồng nghiệp có thể dọn dẹp những chai nước đã sử dụng trên bàn. Điều này vừa giúp chị lao công có thể dễ dàng dọn dẹp phòng họp nhanh chóng hơn lại tăng tình đoàn kết giữa các đồng nghiệp trong công ty, thể hiện một nét đẹp văn hóa của bản thân.
Một số hình ảnh các Hội nghị của Công ty:
Văn hóa hội họp thể hiện rõ nét văn hóa, tác phong làm việc của từng Người lao động nói riêng và của cả Công ty nói chung. Có thể trong các cuộc họp của Công ty, vẫn còn một vài cá nhân chưa thực hiện đúng văn hóa hội họp. Vì vậy, để góp phần xây dựng hình ảnh, văn hóa của Công ty, chúng ta hãy cùng nhau thực hiện tốt Văn hóa hội họp để các cuộc họp luôn thật sự hiệu quả, văn minh, phát huy tinh thần làm việc tập thể và mang lại hưng phấn cho những người tham dự.
Tác giả: Quách Lan Phượng