Nhiều người trong chúng ta có thể nhận hàng trăm email mỗi ngày và đều đặn trả lời gần như không sót. Tuy nhiên, theo Barbara Patcher, tác giả quyển sách “The Essentials Of Business Etiquette”, hiện vẫn còn rất nhiều người không hề biết sử dụng email một cách hợp lý nhất. 14 quy tắc dưới đây sẽ giúp phong cách sử dụng email của bạn chuyên nghiệp hơn rất nhiều.
1. Tiêu đề email rõ ràng, súc tích
“Mọi người thường quyết định mở hay không một email dựa trên tiêu đề của bức thư. Vì thế bạn hãy chọn một tiêu đề liên quan đến mối bận tâm hoặc vấn đề kinh doanh hiện tại của người nhận”, tác giả Patcher chia sẻ. Rõ ràng với một tiêu đề nêu rõ mục đích gắn liền với mối quan tâm người nhận luôn đạt được thành công cao hơn trong giao tiếp qua email. Bạn hãy tránh những trường hợp không có tiêu đề hay tiêu đề lan man.
2. Sử dụng một địa chỉ email chuyên nghiệp
Việc tạo một địa chỉ email cũng rất quan trọng, giúp tạo ấn tượng ban đầu và người nhận biết được người gửi là ai một cách rõ ràng hơn. Nếu đang làm việc cho một công ty hay tổ chức, bạn hãy sử dụng địa chỉ email ở đó, ví dụ như @thegioididong.com, @ufm.edu.com,… Còn không thuộc diện trên, bạn cũng nên cân nhắc chọn cho mình một địa chỉ email phù hợp như nguyenvanteo1990@gmail.com, leminh2602@outlook.com,...
Hãy tránh những địa chỉ “sến xẩm”, bốc đồng làm cho người khác cảm giác bạn là đứa trẻ không bao giờ chịu lớn như:
yeuemchungtinh@yahoo.com
nangcongchuangutrongrung@gmail.com
boynhangheothichanthitheo@yahoo.com
...
3. Suy nghĩ kỹ trước khi sử dụng nút Reply All (chuyển tiếp thư)
Không ai muốn phải đọc email tới từ 20 người mà không hề liên quan gì với mình cả do email đã chuyển tiếp giữa nhiều người. Vì thế hãy cân nhắc khi nhấn Reply All trừ khi bạn nghĩ mọi người trong danh sách cần biết được thông tin này
4. Dùng lời chào một cách chuyên nghiệp
Đừng mở đầu email bằng những lời chào kiểu “xuồng xã”, quá thân thiện như văn nói kiểu như: Hi u, tao nek, hello thím,… với những người nhận email của mình trừ khi bạn biết rõ người đó và thích mình xưng hô thân mật như vậy.
Những câu chào kiểu văn phong lịch sự như: Kính gởi ông/bà, Xin chào, Xin chân thành cảm ơn, Chúc ông/bà một ngày tốt lành,… luôn được ưu tiên sử dụng khi giao thiệp với khách hàng, đối tác của mình.
5. Không tùy tiện sử dụng dấu chấm than (!)
Dấu chấm than thực sự phát huy hiệu quả trong email với những sự bày tỏ thái độ tích cực, vui mừng hay phấn khởi của bạn. “Nhiều người vẫn thường hay đặt những dấu chấm than ở cuối câu, điều này dễ gây ra tác động cảm xúc thái quá và thiếu chuyên nghiệp. Vì thế hãy sử dụng chúng một cách có chọn lọc và khôn ngoan”,Patcher cho biết.
6. Hãy cẩn thận với sự hài hước
Sự hài hước có thể mất đi khi không có sự nhấn nhá trong giọng nói hay minh họa bởi cử chỉ. Vì thế trong giao tiếp email một cách chuyên nghiệp, bạn nên gạt bỏ yếu tố gây cười ra một bên trừ khi bạn hiểu rõ được người nhận. Đôi khi bạn cho rằng một vài câu viết gây cười với mình nhưng điều đó chưa chắc đúng với người khác.
7. Cần biết là mọi người ở những nền văn hóa khác nhau, nói và viết cũng khác nhau
Việc giao tiếp không thành công có thể dễ dàng xảy ra giữa những nền văn hóa khác nhau, đặc biệt đối với các tiêu chuẩn trong viết thư khi mà người khác không thể nhìn thấy được ngôn ngữ cơ thể của bạn.
Một ví dụ điển hình đối với sự khác nhau giữa các nền văn hóa như Trung Quốc, Nhật Bản, Ả Rập muốn biết rõ đối tác trước khi thiết lập mối làm ăn với họ. Vì thế trong việc viết thư trao đổi, thương thảo với những người ở các quốc gia này thì cần có nhiều thông tin, ý kiến cá nhân hơn (thông tin cá nhân, lời thăm hỏi, chúc tụng,…). Trong khi đó tại các nước phương Tây như Đức, Mỹ,… lại chuộng phong cách vào thẳng vấn đề hơn.
8. Hãy trả lời email dù đó chỉ là gửi nhầm cho bạn
Ngày nay thật khó để có thể trả lời hết email gửi tới cho bạn nhưng bạn nên cố gắng làm điều đó. Ngay cả trong trường hợp email đó bị gửi nhầm cho bạn, đặc biệt khi người gửi mong chờ nhận được hồi âm sớm. Một câu trả lời lại không hề quá to tát nhưng nó thể hiện một phong cách xã giao qua email rất tốt, đặc biệt khi người gửi lại làm việc chung công ty hay cùng lĩnh vực với bạn.
9. Đọc và sửa mọi email trước khi gửi đi
Lỗi chính tả luôn là yếu tố hàng đầu làm mất đi tính chuyên nghiệp và sự đầu tư nghiêm túc trong mối giao thiệp của bạn với người nhận. Vì thế đừng tin tưởng vào những trình soát lỗi có sẵn, hãy đọc và đọc lại email của bạn một vài lần trước khi gửi nó đi.
10. Tập thói quen điền địa chỉ người gửi sau cùng
“Bạn chắc chắn sẽ không thích trường hợp nhấn nhầm nút gửi trong khi email đang soạn hẳn còn dang dở. Vì thế ngay cả khi bạn đang trả lời lại một email, tốt nhất là nên xóa địa chỉ người nhận tạm thời đi và nhập lại sau khi đã hoàn thành nội dung bức thư điện tử một cách hoàn chỉnh”, Patcher đã chia sẻ một kinh nghiệm rất hay. Đúng là “cẩn tắc vô áy náy”.
11. Kiểm tra địa chỉ người nhận email kỹ càng
Để tránh trường hợp gửi nhầm địa chỉ không mong muốn, đặc biệt khi nội dung bức thư thuộc dạng tuyệt mật thì bạn nên kiểm tra lại địa chỉ của người nhận email một cách kỹ lưỡng trước khi nhấn nút gửi.
12. Hãy sử dụng phông chữ mặc định khi soạn thảo email
Một nguyên tắc quan trọng trong email đó là nội dung thư của bạn phải được người khác đọc nó một cách dễ dàng. Vì thế để an toàn và đơn giản nhất, hãy sử dụng các phông chữ phổ biến như Arial, Times New Roman, Calibri với kích cỡ chữ từ 10 đến 12 và màu đen vẫn là lựa chọn tối ưu khi soạn thảo email.
13. Hạn chế sử dụng các thán từ gây hiểu lầm
Cũng giống như việc trêu đùa, khi sử dụng các thán từ để bộc lộ cảm xúc của bạn có thể gây ra hiểu nhầm hoặc làm mất đi tính thân thiện của nội dung mà bạn muốn truyền tải đến với người nhận email. Vì thế để tránh trường hợp này, bạn hãy dành thời gian đọc lại email của mình, nếu nó phải khiến bạn cau có thì chắc rằng người nhận cũng chẳng nằm ngoài cảm nhận tương tự.
Để đạt hiệu quả cao nhất, bạn nên tránh sử dụng những từ tiêu cực như thất bại, tệ hại, vô dụng,… mà hãy thường xuyên sử dụng những từ như: làm ơn, cảm ơn,…
14. Không gì là bí mật, vì thế hãy viết những gì cần viết
Giám đốc CIA David Petraeus đã từng nói: “Mọi thư điện tử đều để lại dấu vết” và một sự thật khác là người ta sẽ thấy hết những gì bạn viết. Vì thế bạn đừng viết những gì mà không muốn người khác biết, cũng đừng viết những gì có thể gây ảnh hưởng tới bạn hoặc làm tổn thương người khác. Sau cùng, email rất dễ để chuyển tiếp và phát tán đi vì thế tốt nhất là nên phòng ngừa hơn là nói lời xin lỗi.
Theo nguồn tin từ trang tin BusinessInsider