Công ty cổ phần đầu tư và phát triển điện Sê San 3A phối hợp với Công ty TNHH đào tạo nhân lực Việt tổ chức khoá học “Kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định”. Đây là khoá học được “may đo” theo nhu cầu doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để giải quyết vấn đề hiệu quả và ra quyết định phù hợp với từng thời điểm. Bài viết hôm nay sẽ giúp bạn giải đáp.
Hoạt động “Dự báo tiên liệu”
Xu hướng của chúng ta thường nêu những vấn đề đã xảy ra trong quá khứ và hiện tại. Theo lời khuyên của chuyên gia, bạn nên nghĩ tới các vấn đề có thể xảy đến trong tương lai và đưa ra kế hoạch giải quyết cho vấn đề đó.
Các học viên đã được trải nghiệm ngay hoạt động nhóm với nhiệm vụ “dự báo tiên liệu - Nhìn xa trông rộng”. Theo đó, nhóm A sẽ nêu lên vấn đề và nhóm B sẽ lật ngược vấn đề đó để phân tích. Sau đó nhóm B sẽ làm tương tự nhóm A và ngược lại. Cấu trúc đặt vấn đề là: Điều gì sẽ xảy ra, Nếu….? Nội dung ở dấu ba chấm sẽ là tên của biến cố và sự kiện.
Ví dụ mẫu như sau: Nhóm A đặt vấn đề Điều gì sẽ xảy ra nếu nhân viên được đào tạo trở nên giỏi hơn? Họ có thể thay thế vị trí của nhà quản lý. Nhóm B sẽ lật ngược vấn đề như sau: Điều gì xảy ra nếu nhà quản lý không đào tạo nhân viên? Nhân viên không biết cách làm việc nhưng vẫn hưởng lương đều đều.
Như vậy khi đưa ra vấn đề và lật ngược vấn đề sẽ giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quan và đa chiều. Đây cũng là bước đầu tiên và là bước quan trọng trong quá trình giải quyết vấn đề và ra quyết định hiệu quả, vì chỉ khi “hiểu đúng” mới có thể “làm đúng”.
Kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định
Trước hết chúng ta cần hiểu rõ vấn đề là gì? Vấn đề là sự sai biệt giữa chuẩn và thực tế.
Sau khi đã nhận diện và hiểu đúng về vấn đề, giờ là lúc bắt tay vào giải quyết vấn đề. Để có thể làm điều này hiệu quả, nhà quản lý cần đến những “kỹ năng giải quyết vấn đề”.
Dưới đây là 03 giai đoạn giúp bạn giải quyết vấn đề và ra quyết định:
Giai đoạn 1: Xác định vấn đề
Một sai lầm mà chúng ta thường hay mắc phải đó chính là hiểu sai vấn đề. Để có thể xác định vấn đề đúng, trước hết chúng ta cần nhận biết về vấn đề, sau đó phát biểu được vấn đề theo 4W1H bằng cách trả lời các câu hỏi:
- What (chuyện gì)?
- Where (Ở đâu)?
- When (Khi nào)?
- Who (ai)?
- How much/often (Bao nhiêu/tần suất)?
Việc này quan trọng vì khi bạn phát biểu được tức là bạn đã hình dung rõ ràng về vấn đề.
Cuối cùng, bằng phương pháp tư duy tập thể chúng ta hãy liệt kê và phân tích nguyên nhân có thể giúp bạn hiểu thật sâu về vấn đề đang nói tới.
Giai đoạn 2: Ra quyết định
Nếu như ở bước 1 chúng ta đã liệt kê và phân tích các nguyên nhân, thì tại bước 2 chúng ta chọn ra nguyên nhân “chính” gây ra vấn đề dựa vào nguyên tắc 80/20 (nguyên tắc Pareto). Nguyên tắc này nói rằng khoảng 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra. Thông qua mô hình 5WHY chúng ta sẽ xác định nguyên nhân chính của vần đề là gì?
Một khi nguyên nhân vấn đề đã được nhận diện đầy đủ, điều quan trọng là tạo ra các ý tưởng và lựa chọn để giải quyết vấn đề. Giai đoạn này đòi hỏi bạn phải tập trung tư duy logic, tư duy sáng tạo và suy nghĩ tích cực để lựa chọn được giải pháp.
Giải pháp tốt là giải pháp cần phải hội tụ 3 điểm: Có tác dụng khắc phục vấn đề, có tính khả thi và có tính hiệu quả. Và chỉ khi tìm ra giải pháp tốt nhất thì việc ra quyết định lúc này thật dễ dàng.
Giai đoạn 3: Thực hiện
Không chuẩn bị là bạn đang chuẩn bị cho thất bại. Trong việc thực hiện giải quyết vấn đề cũng vậy. Bạn cần hoạch định một kế hoạch giải quyết vấn đề thông qua công cụ sơ đồ xương cá. Sau đó thực hiện giải quyết vấn đề theo kế hoạch này.
Một trong những kỹ năng quan trọng là phát hiện vấn đề trước khi vấn đề phát sinh. Hy vọng những đúc kết trên đây sẽ trở thành tài liệu tham khảo hữu ích đến các anh chị trong việc ra quyết định.
Một số hình ảnh của khoá học:
Bài: Võ Thị Mỹ Hạnh, ảnh: Quách Lan Phượng